Après le télétravail, la commande à distance, le paiement en ligne, la signature électronique connaît un essor fulgurant depuis qu’elle est apparue. Appréciée pour sa praticité, elle rend la majorité des procédures nécessitant une signature plus facile. Entre son caractère économique, la sécurité qu’elle offre, le gain de temps qu’elle favorise, les raisons pour proposer cet outil à vos clients sont nombreuses. En voici quelques-unes.
Une option sécurisée
Contrairement à la signature manuscrite, la signature électronique se révèle être une option plus sécurisée puisqu’il est impossible de la falsifier. En effet, l’imitation de la signature classique est monnaie courante, ce qui est la cause d’un bon nombre de pratiques frauduleuses. En proposant cette nouvelle option à vos clients, vous leur donnez l’occasion de réaliser leur transaction en toute sécurité. Face à son efficacité, ces derniers n’auront d’autre choix que de renouveler leur confiance en vous.
De plus, l’utilisation de la signature électronique donnera une image sérieuse et professionnelle à votre entreprise. C’est également la preuve que vous êtes bien organisé et que vous vous adaptez aux nouvelles technologies d’information et de communication.
Dans le cas où vous aurez toujours des doutes, gardez en tête que l’introduction de cette option à vos clients est aussi l’élément qui accentuera la différence entre la qualité des services que vous proposez et celle de vos concurrents.
Une solution qui facilite l’archivage de documents
L’utilisation de la signature électronique vous permet de profiter pleinement de la dématérialisation des documents. Avec l’évolution des nouvelles technologies et du digital, il est possible depuis plusieurs années de conserver les documents de façon numérique.
Très pratique, c’est un système qui permet aux entreprises de gagner de la place en se débarrassant de tous les dossiers en papier qui occupent une place considérable. Cette option permettrait aux sociétés d’avoir une trace des dossiers dans leur base de données. Cependant, le processus n’était pas achevé puisqu’il fallait encore archiver les documents qui nécessitaient la pose d’une signature.
Avec l’arrivée de la signature électronique, vous avez la possibilité de mener à terme le processus de dématérialisation des documents. Vous pouvez donc appliquer aux documents dont la valeur juridique reposait sur la signature classique et aux contrats orignaux les mêmes techniques d’archivage électronique.
Un gain de temps inestimable
La signature électronique permet de gagner du temps. Avec ce système, vous n’avez plus besoin de la présence physique de vos clients pour avoir leur accord. Si cette option leur permet de faire des économies parce qu’elle les dispense du déplacement, elle rend également à votre niveau plus rapide un certain nombre de procédures. En ce qui concerne l’authentification des documents, les copies des pièces justificatives peuvent être envoyées par courrier. Il en est de même avec les certificats de signatures qui ne s’ouvrent qu’avec un code transmissible par clé USB ou par mail. De manière simple, vous n’avez plus besoin de rencontre physique pour procéder à la signature d’un contrat, d’un devis, etc. Tout se fait depuis votre bureau ou votre maison, en plus il n’y a pas de contrainte d’heure.
Une utilisation facile
Pour beaucoup, il faut être un crack en informatique pour se servir de la signature électronique. En effet, la réalité est tout autre puisque le processus est très facile. Les plateformes mettent à la disposition des utilisateurs une explication détaillée du process. Il y a même des vidéos démos que vous pouvez suivre pour en faire un bon usage. Vous avez aussi la possibilité de bénéficier sur certains sites d’un essai gratuit qui vous permettra de vous habituer au fonctionnement de cette signature.
Simple et pratique, elle est accessible à tout le monde. Que vous soyez un féru de la technologie ou non, quel que soit votre niveau de formation dans le digital, vous pourrez en faire usage. C’est ce qui fait l’efficacité et la force de cette technologie révolutionnaire dont le but est de vous simplifier la vie.
Une option très économique et des documents toujours accessibles
Si l’utilisation de la signature électronique permet à vos clients de réaliser des économies sur le déplacement, elle vous dispense de l’achat de rames de papier. Vous n’aurez plus besoin d’acheter des cartouches d’imprimantes, des enveloppes, des stylos, des timbres, etc. Autant vous dire qu’avec cette option, votre budget annuel sera plus aéré au niveau des dépenses.
En proposant la signature électronique à vos clients, vous leur donnez la possibilité de consulter les contrats à n’importe quel moment et depuis n’importe où. Que ce soit chez vous ou chez eux, il suffit d’avoir un ordinateur, une tablette ou un smartphone pour avoir accès au contrat. C’est une astuce qui se révèle très avantageuse lorsque vous devez gérer un dossier sensible ou épineux.
